En quoi et comment tirer le meilleur parti du mode distanciel pour mobiliser l’intelligence collective ?

« C’est devenu tellement compliqué de réfléchir ensemble… Avant, on se mettait autour d’une table, on prenait nos post-its, et on y allait ! Maintenant c’est beaucoup plus artificiel, on a plus de mal avec la distance… »

La mobilisation de l’intelligence collective, qu’elle soit spontanée ou planifiée, constitue un véritable levier de performance pour une équipe.
Elle permet de partager et d’utiliser les compétences et les connaissances individuelles de chacun, pour servir et converger vers un but commun grâce aux synergies réalisées.
Elle repose donc sur les interactions entre les membres d’un collectif et sur un principe de base : à plusieurs nous sommes plus intelligents que tout seul !

Elle se révèle notamment très utile pour répondre à des enjeux de résolution de problème, d’innovation, d’idéation, de co-construction, d’alignement d’équipe…

Mais dans un contexte de travail à distance, l’intelligence collective peut être mise à mal car les interactions sont plus complexes et la notion de collectif devient plus fragile.
La perte des repères habituels, liée au fait de ne pas être ensemble dans un environnement et avec des outils communs (et en premier lieu le manque de spontanéité, d’agilité, d’interactivité, la limite physique et sensorielle) perturbe les participants mais aussi les animateurs.

Le mode distanciel comme levier de mobilisation de l’intelligence collective

Pourtant, après près d’une année de pratique et d’accompagnement de nos clients dans ce nouveau cadre, nous avons développé la conviction que faire appel à l’intelligence collective à distance reste non seulement possible, mais peut également devenir une véritable opportunité de penser et de construire ensemble autrement. En effet :

  • L’animation à distance constitue en soi un espace d’expérimentation et génère la créativité, parce qu’elle pousse à identifier et tester des modes de fonctionnement collectifs différents pour atteindre l’objectif.
  • Le distanciel modifie le rapport à l’espace et au temps : il permet de renforcer les liens avec des acteurs autrefois isolés les uns des autres, favorise la transversalité en offrant la possibilité de mixer plus facilement les équipes ou de créer des collectifs nouveaux avec une quasi-immédiateté :
    • Il est possible de rapprocher des acteurs « en un clic » alors qu’ils sont loin géographiquement
    • Les collectifs peuvent se construire et se mobiliser très rapidement malgré la distance, avec une logistique simplifiée à l’extrême
    • Il est plus simple d’organiser des itérations et de mobiliser le collectif plusieurs fois sur un sujet donné
  • La possibilité de formalisation des échanges en « live » par le biais des outils digitaux permet d’optimiser voire de supprimer le temps de retraitement des données et des idées : les livrables sont disponibles et diffusables immédiatement.
  • Le distanciel réduit également les « inégalités » : chacun dispose d’un cadre équivalent (bien que chacun ne soit pas installé dans les mêmes conditions), tout le monde voit le support, personne n’est loin du stylo. Dans certains cas, ce cadre partagé par tous peut même réduire les biais hiérarchiques et permettre à chacun de prendre une place équivalente au sein du collectif.

Les règles d’or pour une pratique optimale de l’intelligence collective à distance

Afin que la mobilisation de l’intelligence collective à distance soit une réussite, certaines règles d’or sont à respecter. Les facteurs clés de succès habituels sont encore plus importants, et c’est le rôle du facilitateur d’être encore plus exigeant quant à leur mise en œuvre.

  • Une préparation d’autant plus indispensable : même si le fruit de la discussion peu difficilement être connu en amont, il est important de ne pas laisser au hasard la façon d’y parvenir :
    • En était clair sur l’objectif de sortie pour que la façon de construire l’atelier permette d’y aboutir ;
    • En choisissant le ou les outils en fonction du besoin et non l’inverse : attention à ne pas tomber dans le côté « gadget » malgré les centaines d’outils disponibles sur le marché ;
    • En dimensionnant l’atelier de façon à favoriser les échanges, la participation et la concentration de tous : idéalement 6 à 8 participants, sur 2h maximum, quitte à organiser plusieurs itérations plus ou moins rapprochées ;
    • En privilégiant la proposition d’une pièce à casser qui servira de base de discussion pour le collectif, plutôt que de partir d’une page blanche qui permet moins de cadrer les échanges.
  • Une présentation des règles du jeu du collectif au lancement de l’atelier : pour aligner l’ensemble des participants sur la façon dont va se dérouler la discussion et la posture à adopter :
    • En favorisant autant que possible l’utilisation des principaux capteurs « habituels » du collectif :
      • Caméra allumée pour se voir (stimulation visuelle) ;;
      • Main levée lorsque l’on souhaite s’exprimer (pour stimuler mais aussi pour réguler la parole) ;
    • Être clair sur ce à quoi on veut aboutir avec les participants :
      • L’objectif (ce qu’on cherche à atteindre) ;
      • Les modalités (comment le collectif va aboutir à cet objectif : outils, séquences, étapes) ;
      • La contribution attendue (et sous quelle forme).
  • Des modalités d’animation à adapter au mode distanciel pour en tirer le meilleur parti :
    • En créant une énergie collective dès le début de la session, par exemple avec un rapide « ice breaker », et ce même si les participants se connaissent déjà et que le temps est contraint : il s’agit ici de « mettre dans le bain », d’installer le nouvel « espace », de créer une vraie transition avec les activités précédentes des participants ;
    • En trouvant le bon équilibre entre les temps d’interaction, qui doivent être bien cadrés par l’animateur, et les temps de réflexion individuelle, qui sont indispensables pour pouvoir enrichir les échanges, même si ces moments de silence peuvent donner le sentiment d’un temps « mort » ;
    • En proposant des modalités d’échanges variées pour donner du rythme à la discussion et ne pas lasser, mais aussi pour permettre à tous de se sentir à l’aise pour contribuer en utilisant des formats différents : chacun doit pouvoir collaborer / être entendu / prendre la parole (et même les plus discrets) ;
    • En s’assurant de recueillir le feedback des participants à l’issue de la séance, pour améliorer les éventuelles sessions à venir, mais aussi pour clôturer l’exercice et leur permettre de passer à leurs activités suivantes, dans un autre espace.

Une dernière chose. La condition sine qua non de réussite dans la mobilisation de l’intelligence collective à distance reste que tous les participants soient dans les mêmes conditions : un format hybride (avec une partie en physique et les autres chacun chez eux derrière leur écran) est donc à proscrire ! La clé de l’intelligence collective à distance, si l’on peut dire, c’est donc le respect du format distanciel, pour tous.

Un article de Laetitia Pupier et Justine Dartus, Managers chez Alixio Change Management